Saat menyimpan file dari Excel menjadi PDF terkadang cukup membingungkan, karena ketika kita mengerjakan dokumen menggunakan Excel akan terlihat berbeda saat selesai dan ingin menampilkannya. Untuk itu, inilah cara mengubah atau menyimpan file Excel menjadi PDF agar mudah dibaca dan terlihat lebih rapi.
Menyimpan File Excel ke PDF
Terdapat banyak cara untuk menyimpan dan menampilkan dokumen file Excel sebagai PDF agar tampilan terlihat lebih rapi dan mudah dibaca. Karena dengan mengubah file dokumen menjadi PDF yang dapat lebih mudah untuk dibaca, dibagikan, dan di print tanpa harus membuat tulisan terlihat aneh dengan kolom yang berbeda di setiap halamannya.
Ikuti beberapa langkah berikut untuk membuat file Excel lebih rapi dengan menyimpannya menjadi PDF.
Mengatur Halaman di Page Layout
Cari dan temukan Page Layout di tab bagian atas (untuk Office 2008 atau yang lebih baru). Setelaha menemukannya anda akan melihat beberapa pilihan, seperti:
- Margin: Mengatur jeda setiap ujung halaman pada awal kotak sel.
- Orientation: Untuk mengubah tampilan halaman menjadi landscape atau portrait.
- Size: Mengubah besar kecilnya halaman dokumen.
Atur halaman sesuai dengan kebutuhan dokumen yang diperlukan. Untuk menambahkan header dan footer di Excel, klik arah panah pada bagian bawah pojok kanan di bagian Page Setup dan klik tab Header/Footer. Anda dapat memilih salah satu pilihan yang sudah tersedia.
Anda juga dapat mengganti background dokumen yang akan di print. Untuk menggantinya cukup klik background di bagian Page Setup dan pilih gambar yang sesuai keiinginan.
Mengatur dan Menyesuaikan Print Area
Untuk menjadikan file Excel ke PDF, sebaiknya atur baris dan kolom yang di tampilkan setiap halaman sebelum mengubahnya ke PDF.
Untuk mengatur area yang akan di print, select all di setiap sel dokumen. Masuk ke Page Setup dan pilih Print Area kemudian Set Print Area. Dengan begitu akan terbentuk garis tipis di setiap area yang akan di print. Jadi saat mengubah file Excel ke PDF, semua yang di luar garis tidak akan tampil.
Salah satu hal yang cukup penting selanjutnya adalah menetapkan opsi pada Scale to Fit. Pada pilihan tersebut akan ada 3 pilihan Width (lebar), Height (tinggi), Scale. Opsi Width and Height untuk mengatur baris dan kolom yang akan ditampilkan saat disimpan menjadi PDF. Sedangkan opsi Scale digunakan untuk mengatur besar kecilnya area yang akan di print secara menyeluruh.
Mengatur Sheet Options
Pengaturan terakhir sebelum menjadikan file PDF adalah Sheet Options. Digunakan untuk mengatur pada tampilan yang akan di print atau disimpan menjadi file PDF. Untuk mengakses dan mengaturnya klik pada arah panah dibagian pojok kiri bawah di Sheet Options.
Di menu ini anda dapat melihat langsung bagian yang akan di print saat selesai menyelesaikan dokumen, untuk mudahnya anda dapat masuk dengan shortcut Ctrl+P.
Menyimpan File Menjadi PDF
Setelah menyelesaikan pengaturan dan melakukan format dokumen anda dapat menyimpannya sebagao file PDF.
Untuk menyimpan file Excel ke PDF, klik File lalu klik Save As dan pilih PDF dari menu yang ditampilkan. Cara lainnya adalah menggunakan opsi Export, masuk ke File dan klik Export > Export to XPS/PDF. Setelah itu akan muncul beberapa opsi yang dapat mengatur kualitas dan besar kecilnya file dokumen Excel. File PDF yang sudah dibuat tidak dapat lagi di edit. Untuk dapat meng-editnya anda harus mengubah file PDF kembali ke file dokumen. Jadi pastikan file Excel tetap disimpan sebagai back up jika di PDF terjadi kesalahan.
EmoticonEmoticon